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恥をかかないための就活マナー

電話・メール・手紙 編

電話をかける前に注意したいこと

(1) 集中できる静かな場所でかけよう

自分の周囲がうるさいために、相手の声が聞き取れなかったり、逆に相手側にも自分の声が聞き取りにくかったりなどということがないようにしよう。

(2) 時間帯には十分注意をしよう

電話をかける際は、休日明けで慌しい月曜日の午前中、平日(月〜金)の昼休み中などは避け、10時~16時頃にするのがよい。ただし、いつかけたとしても、気遣いとして、「ただいまお時間はよろしいでしょうか?」の一言は必ず言うようにしよう。

(3) はきはきと、笑顔で話そう

姿が見えなくても、姿勢や表情は相手に伝わる。相手が目の前にいるつもりで姿勢を正して、笑顔ではきはきと話すとよい。

(4) メモを取ろう

電話は、音声でのコミュニケーションなので証拠が残らない。聞き間違いなどのないようにメモを取り、要点の復唱確認を行おう。

(5) 内容はあらかじめまとめておこう

電話は、「電話料金」と「相手の時間」を使う。簡潔に伝えるために、かける前に要点、自分が話す手順、ポイントなどをしっかりと準備しておこう(次のトーク例を印刷し、自分自身の言葉を加筆したものでも OK)。

言葉遣い

電話で、説明会で、面接で、さまざまな場で交わされる言葉。学生言葉は禁物! 最低限の言葉の使い分けはできるようにしよう。

言葉遣いチェックシートをダウンロード

電話応対基本トーク例

電話のかけ方

電話応対折り返しトーク例

留守番電話などに、企業からのメッセージが入っている場合もある。「またこちらからかけます」というメッセージであっても自分からかけたほうがよい場合もある。

メールの構成

宛先

宛先部分に「○○株式会社 人事部採用課御中」、「○○株式会社 採用ご担当者様」などと宛先が表示されるよう、 あらかじめアドレス帳に登録をしておく(名前を間違えると大変失礼なので、しっかりと確認しよう)。

件名

採用担当者は、毎日たくさんのEメールを受信する。件名を見れば何についてのメールかがすぐにわかるようにしよう。件名の文字数は、15文字程度を目安にして、簡潔なものにしよう。

宛名

宛名には、会社名、部署、もしわかっていれば担当者名もきちんと入れよう。「○○株式会社」を「○○(株)」などと略すのは失礼。

本文

手紙などの場合は、段落ごとに1文字空けるが、Eメールの場合は、1文字空ける代わりに、改行し行間(空白)を入れる。1行の文字数は30文字程度を目安にすると読みやすい(以下は本文構成例)。

名乗り

Eメールには、手紙のような時候の挨拶は不要。ただし、最初にきちんと名乗り、誰からのメールかがわかるようにしよう。

目的

たとえば、資料請求の場合には「貴社の資料のご送付をお願い申し上げます」などと最初に「目的(用件)」を書く とわかりやすい文章になる。

理由

資料請求をする理由を簡潔、明確、誠実な文章で書く。

最後のお願い

「お忙しいところ、まことに恐縮でございますが〜」、「まことにお手数でございますが〜」などと丁寧な表現で締めくくる(言葉遣いチェックシートを参考にしよう!)。

差出人名

署名機能に、あらかじめ自分の氏名、大学名、住所、連絡先(電話番号、Eメールアドレス)などを登録しておくとよい。

メールの文例

上記の構成要素についての注意点と、以下の文例を参考にメールを作成してみましょう。

注意したいポイント

送信ボタンをクリックする前に

  • 会社名、部署名、担当者名は正しく入れましたか?
  • 件名は、わかりやすいですか?
  • 名前をきちんと名乗り、本文の最初に用件がきていますか?(資料をお送りいただきたいなど)
  • 改行や行間などが有効活用され、読みやすくなっていますか?
  • 誤字、脱字、変換ミスなどはないですか?
  • 1行の文字数は長過ぎませんか?(1行30文字程度を目安に)

送信後の注意点

  1. 資料が送られてきたら、必ずお礼のメールを送る
  2. こまめにメールチェックを行い、タイムリーに情報収集をする

忘れてはいけないこと

就活における企業とのEメールは、「ビジネスのEメール」です。 相手に敬意を払ったきちんとした言葉遣いで書き、絵文字などは厳禁であることはいうまでもありません。Eメールに、「マナー」「思いやり」を盛り込み、最強就活ツールとして活用しましょう。

手紙・はがきのポイント

  • 手書きの場合は、字の上手、下手ということよりも、「丁寧に」書くことを心がける。
  • Eメールとは違い、手紙は書式やルールに沿ってきちんと書く。
  • はがきに通信欄などがある場合、自己PRのチャンスと考え、空欄のままにせずに記入する。
    (応募書類だけを封筒に入れて送りつけるのは大変失礼)

送付状(手紙)・宛名書きの文例

上記の構成要素についての注意点と、以下の文例を参考にメールを作成してみましょう。

送付状と宛名書きの文例

確認問題

Q1. 電話応対のマナーについて、不適当と思われるものを一つ選びましょう

A. (3) が不適当

解説:
日時や場所、電話番号など、重要なポイントは、必ず復唱確認をし、聞き取りにくかった場合にはそのままにはせず必ず聞き直すこと。

Q2. Eメールの件名について、適当と思われるものを一つ選びましょう。

A. (2) が適当

解説:
件名には、用件を簡潔に盛り込むとわかりやすい。ただし文字数は15文字程度を目安に。名前は、本文の最初で名乗るようにする。

Q3. 就活のEメール本文において、宛名表記として適当と思われるものを一つ選びましょう。 ※「○○株式会社 人事部採用課 山田一郎」宛てに送る場合

A. (2) が適当

解説:
名前(フルネーム)がわかっているときには、間違えずにきちんと書くこと。また、宛名の最後が部署名か個人名かによって「御中」と「様」を使い分けること。

Q4. 就活のEメール本文について、適当と思われるものを一つ選びましょう。
※宛名の後の本文について

A. (3)が適当

解説:
Eメールの場合は、頭語―結語などは使わない。長々とした文書にする必要はないが、「最初の挨拶」、「メールを送る理由」、「相手の立場を思いやる一言」などは盛り込もう。

Q5. はがきや手紙のマナーとして適当と思われるものを一つ選びましょう。

A. (3) が適当

解説:
応募書類を郵送する場合は、必ず、手紙(送り状)を同封すること。前略-草々は親しい間柄のみ使用する。