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秘書・受付の職種

何をやる仕事?

「秘書」が行う業務の範囲は非常に広範囲で、いわゆるコピー取りやお茶出しといった簡単な補助作業から、メールや電話の応対、スケジュール管理など、上司が仕事に専念できる環境を整えるため、さまざまな業務に対応することが求められる。

さらには、担当する上司や上司が所属する組織の業務を補佐する仕事を任されることもある。また、社内の個人情報や業務にかかわる重要な情報・書類を扱うケースが多いことも特徴である。

「受付」は、来客の応対と案内が主な仕事だが、企業によってはさらに商品説明・契約促進、書類作成、データ入力なども任される。
来訪者が「会社の顔」として最初に接するのが「受付」。そのため事務処理能力だけでなく、ビジネスマナーや気配り、さらには好印象を与える笑顔やホスピタリティーが重要になる。
また、イレギュラーな来客や突発的なトラブルが発生しても、冷静な対応が求められる。

「秘書」・「受付」いずれの職種でも、広範囲に渡って業務をこなしていく目配りが要求される。さらに、海外との取引が多い企業であれば、英語など外国語でのコミュニケーション能力も重要になる。

最近では、人材派遣企業から、秘書・受付としてさまざまな企業に出向するワークスタイルも定着している。

どんな能力やスキルが求められるか?

■電話の受け答え、挨拶などのビジネスマナーは不可欠。社会常識も要求される。

■仕事の幅が広いため、理解力責任感がないと務まらない。

■書類やスピーチなどの原稿作成を依頼されることもあるので、文書作成能力が求められる。

■海外との取引が多い企業では、英語を中心とした語学力が求められることもある。

■補佐的な立場で仕事をすることが多いので、協調性や細かい心遣いが必要。また、最低でも「ワード」や「エクセル」が使いこなせることは必須条件。

■秘書になるには、資格を取得していると有利。資格には、「秘書技能検定(1〜3級)」「国際秘書検定(CBS)」がある。

秘書・受付の職種の企業情報

※原稿作成期間は2020年12⽉25⽇〜2021年2⽉28⽇です。

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