就活準備をはじめると、企業にメールを送らなければならないシーンも多くあります。しかし、企業へメールを送る際のマナーがわからず、悩んでしまうこともあるでしょう。

メールのマナーは、就活だけでなくビジネスの場に共通して使われるものです。つまり、一度覚えておけば就職してからも仕事の中で活用できます。

そこで本記事では、就活メールの基本的な送り方を例文付きで紹介。さらに、就活メールでよくある間違いの例も紹介します。大学1・2年生のうちに、正しいメールのマナーを身につけておきましょう。

就活メールの基本的な送り方

就活メールには、基本的な送り方のマナーがあります。まずは、メールを送る際の基本的なマナーを押さえておきましょう。

就活用のメールアドレスはシンプルなものを利用する

就活準備をはじめる際には、専用のメールアドレスを用意すると便利です。専用のメールアドレスを作成しておけば、他の情報と混ざって見逃してしまうことを避けられます。

就活用のメールアドレスは、名前をベースにしたシンプルなものにしましょう。プライベートな情報や個人情報が含まれたメールアドレスは避けてください。また、ランダムな文字列は覚えにくく、迷惑メールと勘違いされるリスクがあるため避けた方が無難です。

大学のメールアドレスを使用するよう指定する企業もありますが、特に指定がない場合にはフリーメールを利用するのが便利です。大学のメールアドレスは卒業後見られなくなってしまうケースもありますが、フリーメールであれば引き続き利用できます。

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件名に用件を記載する

メールを送る際には、タイトルを見ただけで用件がわかるように件名を作成しましょう。

ただし、長いタイトルを作成する必要はありません。「履歴書送付の件」のように、簡潔に作成してください。同様のメールが他の就活生からも送られてくると推測できるケースでは、件名に氏名も記載しておくと親切です。

相手から届いたメールに返信する際には、タイトルにつく「Re:」を残しておきましょう。タイトルを変更してしまうと、これまでのやりとりを確認しにくくなってしまいます。ただし、メールのラリーが続いて「Re:」の数が多くなり、タイトルが見えなくなってしまうような場合には、数個「Re:」を消してから送信しても問題ありません。

メールの冒頭には宛名を記載する

メールの冒頭には、宛名を記載しましょう。

基本的には「会社名+部署名+（氏名）様」というスタイルで記載します。担当者名が不明な場合には「会社名＋ご担当者様」とする場合もあります。

挨拶と名前を記載する

宛名の次には、挨拶文を記載し、名前を名乗りましょう。

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇です」と記載するのが一般的です。ただし、初回に限り冒頭は「お世話になります。」を使用します。

また、企業から受け取ったメールに返信する場合には「ご連絡ありがとうございます」を利用することもあります。

さらに、本文の最後には結びの挨拶を記載しましょう。メールに記載した内容に合わせて「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」などの挨拶から適切なものを選んでください。

本文は適度に改行する

本文は、適度に改行を加えた方が読みやすくなります。

パソコンの場合には、文章が横に長くなると読みにくいため「、」の位置で改行する場合もあります。また、スマートフォンの場合には段落がないまま文章が長く続くと読みにくいため、3〜4行程度で一行空けて段落を作りましょう。

相手がメールを確認する際に、パソコンを使うかスマートフォンを使うかはわかりません。そのため、どちらを使用した場合でも読みやすいように整えておくのが理想的です。

メールの最後には署名を記載する

ビジネスシーンにおいては、メールの最後に署名を記載するのがマナーです。

署名は、メールを書いた人を示すサインのようなものです。名前だけでなく、所属や連絡先も記載します。

初回のメールを送信する時だけでなく、毎回署名を記載しなければなりません。メールサービスの署名機能を利用すれば、自動で署名が記入されるため、忘れずに毎回記載できます。

To・CC・BCCを適切に利用する

メールの宛先を記載する際には「To」「CC」「BCC」の3種類を適切に使い分けましょう。

Toはメインとなる宛先です。メールの内容を直接伝えたい相手は、Toで宛先を記載します。

CCはカーボンコピーの略です。Toの相手以外にも、情報を共有しておきたい人がいればCCの欄に宛先を記載してください。

BCCは「ブラインドカーボンコピー」の略です。BCCに記載された宛先は、ToやCCに記載された宛先と異なり他の受信者から確認できません。そのため、受信者を他の人に知られたくない場合や、不特定多数の宛先に一斉にメールを送信する際に使用します。就活メールの場合、基本的に学生側からメールを送る際にBCCは使用しません。

相手からCC付きのメールが届いた場合には、全員にメールを返信しましょう。返信の際には、メールの送信者はTo、CCに記載されていた人はCCに入れて返信します。

就活では、企業が多くの人宛に一斉にメールを送信することもあります。自分がToではなくCCやBCCに入っているメールには、必ずしも返信する必要はありません。

少々複雑に思えるかもしれませんが、最初のうちは都度調べながらでもよいので、だんだんとルールに慣れていきましょう。

返信する時間帯に注意する

返信が必要なメールには、できるだけ早く返信しましょう。24時間以内に返信するのが理想的です。

ただし、深夜の時間帯に送信すると印象が悪くなってしまう場合もあります。深夜にメールを確認した場合には、送信予約機能などを利用し、翌朝にメールが送信できるよう設定しておくとよいでしょう。

送信予約機能は、うまく設定できていないなどの理由で送信されない場合もあります。機能を利用した場合には、指定時間後にメールが送信されたか必ず確認してください。

クッション言葉を使用する

ビジネスメールでは、クッション言葉を使用するのが一般的です。

クッション言葉とは、相手に何か依頼する場合や、相手の申し出を断る際に使う言葉のことです。「恐れ入りますが」「差し支えなければ」「あいにくですが」などが、クッション言葉にあたります。

上手にクッション言葉を利用することで、直接的な表現を避けつつソフトに自分の要望を伝えられます。何らかの意思表示が必要な場合には、活用してみてください。

【シーン別】就活メールの例文

就活や就活準備の場でよく使われるメールの例文を、シーン別に紹介します。企業にメールを送る時には、ぜひアレンジして活用してみてください。

就活準備から使える例文

まずは、就活準備で使えるメールの例文をご紹介します。企業とメールをやりとりする際に、ぜひ参考にしてください。

お礼

オープン・カンパニーや仕事体験に参加した後は、お礼のメールを送ると丁寧な印象を与えられるためおすすめです。

日程調整

OBOG訪問などの場合には、先方から日程を指定される場合もあれば、こちらから希望を出して決まる場合もあります。希望を出す場合には、3つ程度希望の日程を記載しましょう。

就活開始後の面接においても同様です。

就活本番で使える例文

以降は、就活が本格的に始まってから頻繁にやりとりする可能性があるシーンの例文です。今のうちに、書き方をチェックしておくと安心です。

書類提出

就活がはじまると、履歴書を始めとした提出書類をメールで送付することもあります。書類提出の際には、ファイル名がわかりやすいものになっているかも確認してください。例えば履歴書であれば「履歴書_氏名.pdf」のようなファイル名にすると、良いでしょう。

また、履歴書には多くの個人情報が記載されています。送付する際には、パスワードをかけるなどのセキュリティ対策も忘れずに実施しましょう。パスワードをかける場合には、別のメールでパスワードを送付してください。

選考辞退

選考を辞退する場合、早めの時期であればメールで連絡をしても問題ありません。メールで連絡する場合、遅くとも面接日程の数日前までには連絡しましょう。また、担当者がメールを見落とす可能性もあるため、24時間経っても返信がない場合には念のため電話でも連絡をしておくと安心です。

内々定承諾

内々定のメールを受け取り、承諾する場合にはできるだけ早く返信しましょう。内々定承諾の旨は、あいまいな言葉にならないよう明確に伝えてください。

返信の催促

必要なメールの返信がこない場合には、丁寧に催促をしましょう。メールを送信してから数日経っていれば、確認のためのメールを送って問題ありません。ただし催促のメールを送る前に、届いたメールが迷惑メールに振り分けられていないか、メールの見落としはないかなど確認してください。

就活メールでよくある間違いの例

就活メールでは、ビジネスの場に合わせたマナーや言葉遣いが必要です。しかし、大学生の場合にはそうしたビジネスマナーに慣れていないケースもあるでしょう。

ここでは、就活メールでよくある間違いの例を紹介します。企業とのメールのやりとりが発生する前に、よくある間違いを知っておきましょう。

話し言葉を使っている

メールの際には、話し言葉ではなく書き言葉を使いましょう。

非常に多い間違いは「御社」と「貴社」です。どちらも相手の企業を敬って呼ぶ際の言葉ですが、「御社」は話し言葉で「貴社」は書き言葉です。

つまり、メールの場合には「貴社」を使用しましょう。会社説明会や面接など、相手と直接会話をする場合には「御社」を使用します。

また、敬語の使い方にも注意が必要です。「させていただく」の使い方や、二重敬語になっていないかは特に念入りに確認しましょう。

敬語の使い方は複雑なため、疑問に感じた場合には調べながら正しい言葉を使うよう心がけてください。

文章に装飾を加えている

メールでは、本文に太字やアンダーラインなどの装飾を加えられる場合もあります。しかし、一般的にビジネスメールでは装飾は利用しません。

メールソフトによっては、装飾が意図通りに表示されないケースもあります。また、ビジネスシーンにメールの装飾はそぐわないと考える人もいます。そのため、就活メールには装飾を利用しない方が無難です。

宛名に略称を使用している

メールの冒頭宛名を記載する際には、正式名称を使用しましょう。相手企業の人が自社を略称で呼んでいたとしても、学生は正式名称を記載してください。

また、宛名には「株式会社」や「合同会社」などの法人格も忘れずに記載します。（株）や（合）のような表記も、略称の一種であるためメールでの使用は避けましょう。

就活メールのマナーを知っておこう

就活メールには、さまざまなマナーがあります。

覚えるまでは面倒だと感じるかもしれませんが、どれもビジネスマナーとして基本的なものばかりです。就活だけでなく、就職後実際に仕事をする際にも必要となるマナーなので、ぜひ学生のうちに身につけておきましょう。

メールひとつでも、相手が受け取る印象は大きく変わります。わからなくなってしまったら都度確認しながら、メールに関するマナーを覚えていきましょう。