ビジネスシーンでは、メールに署名を記載するのがマナーです。企業からのメールで、文末に署名が記載されているのを目にしたことがある人もいるでしょう。
企業宛のメールを送る際に、学生側も署名を記載すべきなのかと迷ったことがある人もいるのではないでしょうか。

結論からいえば、大学生であっても署名がある方が望ましいです。

本記事では、メールの署名に記載すべき項目と、署名のテンプレートを紹介します。就職活動を始める前に、自分のメール署名を作成しておきましょう。

学生でもメールの署名があった方がよい

企業担当者と連絡をとる際には、学生であってもメールの最後には署名を記載する方が望ましいです。

メールの署名は、名刺のような役割を果たします。担当者がメールを見て、その場で何らかの確認のために電話をかけたいような場合には、署名が記載されていると便利です。署名にはそのメールの作成者を示すサインのような意味合いもあり、メールに署名をつけるのはビジネスマナーとして定着しています。

就職活動だけでなくアルバイトへの応募や教授へのメールでも署名を記載しておくと、好印象を得られる可能性があります。ぜひ、大学1・2年生のうちに署名を作成しておきましょう。

ただし、署名に記載する内容は個人情報にあたります。たとえば不特定多数に送られた一斉メールへの返信などは、署名をつけない方が安心です。自分の身を守るために、署名を記載した方が良いケースと、そうでないケースもあることを把握しておきましょう。

メールの署名に記載すべき項目

メールの署名には、何を記載すればよいのでしょうか。ここでは、メールの署名に記載すべき項目について、詳しく紹介します。

氏名

署名の最初には、氏名を記載します。メールでは、冒頭で名前を名乗るのが一般的ですが、署名にも氏名を記載しましょう。

漢字だけでなく、ひらがなやローマ字（ヘボン式）で読み方を記載しておくと、相手が迷わずに済むため親切です。特に、読み方が難しい名前や複数の読み方が考えられる名前の場合には、必ず読み仮名を記載しておきましょう。また「氏」と「名」の間には半角スペースを入れると、よりわかりやすくなります。

所属

氏名の次には、所属を記載します。学生の場合には大学名、学部、学科を記載しましょう。

学年の記載は必須ではありませんが書かれていると親切です。ただし、4月をまたいでも学年を変更しないままでいると混乱を招く可能性があります。学年を記載する場合には、4月になったタイミングでの変更を忘れないようにしてください。

また、学内でゼミやサークルなどに所属する場合もあるかと思いますが、就職活動の際に利用する署名には、それらの情報の記載は不要です。

連絡先

署名の最後には、連絡先としてメールアドレスや日中連絡が取れやすい電話番号を記載します。なお、入力には半角英数字を使いましょう。

住所は記載しなくても失礼にはあたりません。書類が郵送される場合には記載すると親切ではありますが、万が一メールを誤送信してしまった場合のことを考えると不要な情報は記載しない方が安全です。

書類の郵送に関する連絡があった時点で、必要に応じて本文に住所を記載するといった工夫をすると、相手が情報を調べる手間を減らせます。

メールの署名に関する注意点

メールに署名を記載する際には、いくつかの注意点があります。特に、就活準備で意識しておきたい注意点を紹介します。

罫線はシンプルなものを利用する

署名は、本文との区別をつけるため罫線で区切って記載します。
ビジネスシーンでは、罫線はシンプルなものを使うのが一般的です。そのため、就職活動の際にも、シンプルな罫線を利用しましょう。

デザイン性の高い罫線は、カジュアルな印象を与えてしまいます。カジュアルな印象が就職活動にプラスに働くケースはあまり多くありません。

どのような罫線を使うか迷った場合には、直線にしておくのが無難です。

必要な情報だけを簡潔に記載する

署名内に情報が多くなると、雑然とした印象を与えてしまいます。そのため、署名内には必要な情報だけを簡潔に記載しましょう。

また、署名の途中で改行されてしまうと、見栄えが悪くなってしまいます。必要な情報であっても、1行が長くなりすぎないよう記載方法を工夫してください。例えば、名前とふりがなを記載するとその行だけ長くなってしまうといった場合には、名前とふりがなの間に改行を加えるとよいでしょう。

必要な情報だけを簡潔に記載した署名はシンプルで見やすく好印象を与えます。

デザインが崩れていないか確認する

署名の記載方法や内容によっては、デザインが崩れてしまう場合もあります。署名を作ったら、一度自分宛に送信し、デザインが崩れていないか確認しましょう。

パソコンで見た時には問題がなくても、スマートフォンから見た場合にデザインが崩れているケースもあります。特に、丸で囲んだ数字や絵文字などの機種依存文字はデザイン崩れの原因となりやすいため、署名に利用していないか念入りに確認してください。

複数の端末から署名を確認し、デザインが崩れていないかチェックしておくと安心です。

就職活動のメールの際には毎回記載する方が好ましい

就職活動の場では、最初の一度だけでなくメールを送る際には毎回記載する方がベターです。

多くのメールサービスやメールソフトには、署名を登録し自動的に記載する機能があります。そうした機能で署名を設定しておくと、毎回手作業で記載する必要がなく、忘れる可能性も下げられるため便利です。

毎回記載する必要があるとはいえ、署名の記載を忘れただけであれば、メールを再送する必要はありません。次回以降、メールを送る際に忘れないよう署名を記載しましょう。

ただし、まれに署名を記載しない方が良いケースもあります。署名の内容は個人情報にあたるため、むやみやたらと記載するのはおすすめできません。連絡先を相手に知らせる必要があるかどうかを都度判断し、不要な場合には削除しましょう。

就職活動に利用できるメール署名のテンプレート

就職活動の際に利用できる、メール署名の学生向けテンプレートを紹介します。この中から好みのものや自分に合ったものを選び、アレンジして活用してみてください。

直線を使ったシンプルな署名

もっともシンプルでベーシックな署名のスタイルです。どのような署名にすればよいのか迷った時には、こちらを利用してみてください。

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山田太郎（やまだ たろう）
〇〇大学××学部△△学科
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メール：t.yamada@xxxxx.com
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ふりがなをローマ字にした署名

ふりがなはローマ字で記載しても問題ありません。ふりがなをローマ字にする場合「電話番号」や「メール」などの項目名もアルファベットで「Mobile」「Email」と記載すると統一感が高まります。なおヘボン式ローマ字を使うルールの一例として、「太郎（たろう）」の「う」は表記しません。自分の名前をどのように表記すべきか、確認してから署名を作成しましょう。

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山田太郎（Taro Yamada）
〇〇大学××学部△△学科
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メール：t.yamada@xxxxx.com
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二重の罫線を使用した署名

罫線を変えると、署名の雰囲気が変わります。就職活動の場合、デザイン性の高い罫線を使うのは好ましくありませんが、二重線程度であれば問題ありません。二重線をひくためには「イコール」の記号を使用しています。

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山田太郎（やまだ たろう）
〇〇大学××学部△△学科
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メール：t.yamada@xxxxx.com
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メールの署名を作成しておこう

署名には、メールの作成者を示すサインのような意味合いがあります。そのため、大学生であっても企業宛のメールには署名を記載するのがおすすめです。

一般的に、署名には氏名や所属、電話番号、メールアドレスなどの情報を記載します。住所など、必要以上の個人情報を記載する必要はありません。また、署名の罫線はシンプルなものを使用すると好印象です。

この記事で紹介したテンプレートを参考に、メールの署名を作成してみましょう。