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最終更新日：2025/3/1
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部署名大学事務局 業務部業務課
勤務地東京都
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出勤し、まずメールチェックを行います。自分宛のメールはもちろんですが、大学の代表メールアドレスも管理しているため、代表宛に届いているものは内容に応じて大学・法人の各担当部署に転送をし、対応をお願いしています。
調査書類の回答作成。各省庁に提出する調査や補助金の申請に関わる書類の作成を行います。現在は副担当という形で、メインで担当されている先輩のお手伝いをしています。在籍している学生の数や統計から先生の専門分野まで回答に必要な情報が各調査によって違うため、該当する資料から必要な情報を探します。不正確な回答をしないように、迷う時は先輩や上長にご相談させて頂きながら、回答を作成しています。
規程の改正準備。大学には学則や規定などさまざまなルールや決まりがあり、都度改定や新たな条文の制定が行われます。年に２回まとめて差し替えの作業があるため、それに向けて準備を行います。毎月の会議で改正等が議題に上がっている場合は内容をチェックし、あらかじめ変更文章の打ち直しをしたり、大学全体への周知を行ったりしています。
昼食
税金の処理。研究に関わる外部機関の方、大学の授業で講演してくれた外部講師の方、イベントや研究に参加したアルバイトなど、主に先生から申告された人件費に関わる税金の集計を行います。最終的に税務署に納税するところがゴールで毎月の締切が決まっているため、日々コツコツと処理業務を行っています。
教員会議の資料作成。担当している学部の先生方が行う定例会議があり、それに伴う議事のまとめや議事録作成、会議室の予約を行います。
翌日のスケジュールを確認し、退勤。
現在は主担当として、税金の納付、学則・規程の改正、担当学部の会議運営の３つを担当しています。そのうち特に税金の納付が一番大きな業務です。例えばアルバイトをした際、お給料からいくらか税金が引かれた経験がありませんか。これを「源泉所得税」というのですが、これを確認・集計し最終的に税務署に納付するのが業務になります。業務課では、おもに本校に属さない外部の方（研究に関わる外部機関の方、授業で講演する講師の方）や、イベントや研究に参加するアルバイトの給料が対象です。毎月の締切が決まっているため、日々コツコツと処理業務を行うことが大切です。なにより、数字を間違えてはならないこともあり、書類を作るときは慎重に慎重に行っています。その他にも調査回答の作成や、研究室の鍵の設定、学報の作成などが業務としてあり、幅広いことが分かるかと思います。業務課は、一言で言うと大学の「総務部」のような部署になります。学校法人と聞いてイメージする「学生と関わる仕事」は少ないですが、スムーズな大学運営、教育活動を行うために欠かせない業務を日々行っています。
本学ではジョブローテーションがあり、おおよそ７～８年で法人・専門学校・大学の各部署を経験することになります。私は先日初めての異動で２つ目の部署に配属されたばかりです。部署が変わるとどうしてもゼロからの学びなおしになるのですが、私自身は新鮮でとても楽しく、日々の仕事を覚えているところです。一番大きな変化としては、風土や部署ごとの雰囲気の違いが挙げられます。最初に配属された広報部は人の出入りも多いためいい意味で賑やかでコミュニケーションが盛んな部署でしたが、今の業務課は落ち着いて各々の仕事に黙々と取り組んでいる方が多い印象です。ただ、どちらもわからないことはなんでもすぐに聞けるような温かい雰囲気は共通していると感じます。長く部署にいる方もいらっしゃいますが、私と同じように異動経験のある先輩も多くいらっしゃって非常に頼りになりますし、知り合いが増えていくような感覚は楽しくもあります。また、コロナ禍での入職で同期会や合同研修がなかったため同期との関わる機会が減っていたのですが、今回同期と入れ替わりであったため引継業務の際はとても心強かったですし、より一層、人との繋がりの大切さを感じました。
ミュージカルや舞台を観るのが趣味なので、お休みの日は劇場に行くことが多いです。数か月先、早いものだと半年先のチケットを買うことになるのですが、業務課は基本的に土日がお休みなのでスケジュールが立てやすく助かっています。反対に、異動前の広報部はオープンキャンパスや体験入学があるため土日の出勤が他部署に比べると多い印象ですが、振替として平日にお休みが取れたので、休日よりチケットの取りやすい平日の昼公演によく行っていました。どちらの部署もお休みの希望は比較的通りやすいので、うまく活用しながら観劇に向かい、日々のエネルギーをもらっています。
就職活動においては、「なぜこの大学（企業）でなければならないのか」を必ず考えるはずです。私は学校法人だけではなく一般企業も受けていたのですが、企業に比べると学校法人でこの問いを考えることが難しかったので、そのことについて書きたいと思います。私の場合、まずはどんな学校なのか調べ、そして自分の通っていた大学との共通点・違いを一番に考えていました。どの学校にも「建学の精神」や「教育理念」があり、それらに基づいて教育を行っています。受験生向けのページなどは各校趣向を凝らしており、かつ、わかりやすかったので隅々まで見るようにしていました。見ていると、自分の通う大学と比べて羨ましいところや、似ているところが見つかると思います。そこを起点にして「なぜ」と問いを深めていくと、答えを考えやすいのではないでしょうか。大切なのは、一度興味を持ってみることと、興味を持つ努力をしてみることだと思います。就職活動は嬉しいことばかりではなく、中には落ち込むことや大変なこともあると思います。どうか気負いすぎず、楽しんで就職先を選んでもらえればと思います。
