体育会系学生の
電話とメールのマナー
就活では、電話やメールで連絡を取らなければいけない場面もあります。ビジネスの現場に適したマナーを知っておかないと、社会人としての心構えを疑われることになります。基本的なマナーを理解し、いざというときに困らないようにしましょう。
押さえておきたい基本的な電話のマナー
社会人になると、企業の社員同士はもちろん、取引先などとの連絡では頻繁に電話を使います。そのため、電話で相手に失礼のないマナーを身につけるのは社会人への第一歩ともいえるでしょう。皆さんが就活やインターンシップ＆キャリアを行ううえでも、やはりこうしたマナーは重要視されます。
企業の採用担当者やOB・OGなどと電話でやり取りをする際にも、失礼のない対応をするように気をつけましょう。特に、電話は姿が見えない分、声の調子や言葉の使い方によって、相手に与える印象がガラリと変わります。実際に電話をかける前に、何度か練習しておくとよいでしょう。
4つの電話マナー
- 1ハキハキと明るく話す
- 2電話をかける時間に気をつける
- 3言葉遣いは丁寧に
- 4メモを取るなどの行動を
- 1ハキハキと明るく話す
- 電話では対面で話すときと違い、声や発音が聞き取りづらい場合があります。そのため、普段よりも意識して、口を大きく開けて発音すると、ハキハキとした口調になって伝わりやすくなります。
また、声のトーンも心持ち高めにした方が、相手によい印象を与えることができます。目の前に相手がいるつもりで、口角を上げて笑顔をつくりながら話すと、自然に声や口調も明るくなります。
- 2電話をかける時間に気をつける
- 相手が企業の採用担当者やOB・OGなら、仕事の時間内に電話をかけるようにしましょう。始業や終業間際、昼休みの時間は避けて、午前11時から午後4時ぐらいまでの間に電話をすると相手も電話に出やすいです。仕事以外の時間にかけてほしいと言われた場合は、早朝や深夜以外の時間帯を選びましょう。遅くても午後9時ぐらいまでに電話するとよいでしょう。
- 3言葉遣いは丁寧に
- 言うまでもないことですが、目上の人に対応するのですから、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。つい、友達と話すような調子が出て「学生気分が抜けていない」という印象を与えないように注意しましょう。敬語は慣れないと使い方を間違えやすいので、事前によく練習しておきましょう。
- 4メモを取るなどの行動を
- 社会に出れば、指示や連絡を受けたときはメモを取るのが鉄則となります。記憶力に自信があっても、緊張しながら話を聞いていると、忘れてしまうこともよくあります。何度も聞き返したり、間違えたりするのはビジネスパーソンとしてはNG。今からメモを取る癖をつけておきましょう。メモ帳、ペンは電話をする前にすぐそばに用意しておきます。
電話の流れをつかもう！
ここでは採用担当者に電話をするときの一連の流れを説明していきます。慌てたり緊張したりして、うまく言葉にならないことはよくあること。なめらかにしゃべれるよう、前もって練習しておきましょう。例え間違ってしまっても、取り返しがつかない失敗というわけではありません。「失礼しました」と謝って、ハッキリと言い直しましょう。
自分の名前を名乗り、採用担当者に取り次いでもらう-
話したい相手がすぐに電話に応答できるとは限らないため、別の人が電話を取る場合も多いでしょう。「お忙しいところ失礼します」などとあいさつをし、最初に自分の名前と大学名、用件を簡単に伝え、採用担当者に取り次いでもらいましょう。こちらの身分は必ず相手から聞かれる前に告げます。なお、「お世話になっております」などと言われたときは、こちらからも同じ言葉を返しましょう。
担当者に用件を聞く（話す）-
担当者が電話に出たら、改めて自分の身分と名前を伝えてあいさつします。あいさつの言葉は「お忙しいところ申し訳ありません」で構いません。相手が「こんにちは」と言ってきた場合は、同じように返すか、「こんにちは、○○の件で電話いたしました。よろしくお願いします」などと答えましょう。用件はあらかじめメモにまとめておき、簡潔に要領よく伝えます。
お礼を伝え、電話を切る-
最後に「お時間をいただきありがとうございました」とお礼の言葉を伝え、相手が切ったのを確認してから電話を切ります。なお、固定電話の場合、受話器を乱暴に置くと相手に耳障りな音が聞こえてしまうので静かに置く癖をつけておきましょう。スマートフォンの場合も、いきなり電話を切ることなく、相手が切ってから一拍置いて切るようにするとよいでしょう。
押さえておきたい基本的なメールのマナー
電話と同様、メールもビジネスシーンで頻繁に使うようになります。基本的なマナーを心得ておきましょう。LINEやメッセージは即時的にやり取りをするチャットと同じで、会話を文字にしたようなものなので、短文が基本となります。一方、メールは伝えたいことを1通の文書として完結させるのが普通です。LINEのような短文は失礼になりますので、気をつけましょう。
また、形式や言葉遣いのマナーを守るほか、返信タイミングにも注意を払いましょう。返信はできるだけ速く返すように心がけましょう。
5つのメールマナー
- 1件名は簡潔に
- 2宛名は正確に
- 3あいさつはきちんと書く
- 4感謝の言葉で締める
- 5署名をつける
- 1件名は簡潔に
- メールには必ず件名をつけます。「御社訪問の日時打ち合わせの件」など、簡潔にメールの内容がわかる件名にしましょう。あまり長すぎると、相手のメールの設定によっては最後まで表示されなくなり、かえってわかりにくくなります。件名が短い場合は、件名の後に自分の名字、大学名も入れるとよいでしょう。
- 2宛名は正確に
- 相手の社名と部署、肩書き、氏名を入力します。社名は「□□（株）」、「（有）〇〇」などと略さず「□□株式会社」「有限会社〇〇」と正式な名称を書きます。宛名はくれぐれも間違えないようにしましょう。特に名前は旧字体など、間違えやすいので、よく確認しながら打ち込みましょう。名前を間違えることは大変失礼にあたります。また不注意な印象を与えてしまうことにもつながります。
- 3あいさつはきちんと書く
- まずあいさつの言葉を入れます。ビジネスではよく「お世話になっております」が使用されますが、学生の立場としてはそぐわない印象を与えるかもしれません。メールを必要以上に長くしないためにも、「初めてメールさせていただきます。○○大学の××と申します」「本日お世話になりました○○大学の××と申します。お時間をいただきありがとうございました」などと簡潔に始めるのがよいでしょう。
- 4感謝の言葉で締める
- 用件のみで終わらせず、必ず結びの言葉を付け加えましょう。「お目にかかれるのを楽しみにしております。よろしくお願い申し上げます」「お礼を申し上げたくメールさせていただきました」などと、用件を整理したうえで、さらに好意、感謝などを伝える言葉が適切です。メールが長くなってしまった場合は「長文を失礼致しました」などと付け加えてもよいでしょう。
- 5署名をつける
- 最後に署名を入力します。内容は自分の大学、学部、学科や専攻、年次、氏名、連絡先でよいでしょう。メールの末尾に署名が入るよう、メールソフトに設定しておくと便利です。言うまでもないことですが、自分のメールアドレスや電話番号を間違えないようにしましょう。後で相手に余計な手間をかけさせることになります。
知っておきたい就活情報
試合や練習と重なってしまったときの対応
どんなに気をつけてスケジュールを管理していても、企業の都合によっては試合や大会と同じ日程に面接などの予定が設定されることがあります。その場合はメールなどで理由を添え、日程や時間の調整を依頼しましょう。こうした理由で、即、不採用となってしまうことはありません。採用担当者は、的確で誠実な対応ができるかというところに注目します。
ただし、同じ企業に何度も日程調整を依頼するのは失礼になり、またスケジュール管理能力を疑われることになるので注意が必要です。
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